Een kijkje achter de schermen bij onze lokale partners in Egypte

Wie Egypte écht goed wil ervaren, heeft een partner nodig die weet hoe je soepel reist. In dit interview spreken we met onze lokale collega Irini en haar team in Egypte. Zij werken al jaren in de reisbranche en vertellen hoe zij maatwerkreizen samenstellen, van de eerste hotel- en ticketboeking tot de laatste transfer. Over elk detail wordt nagedacht!

Kan je jezelf en jouw rol binnen het bedrijf kort voorstellen?

‘‘Mijn naam is Irini. Ik werk al twintig jaar in de reiswereld. Ik ben personal assistant van de CEO van een Egyptische tour operator, die samenwerkt met Midden-Oosten Reizen. Ik regel hotelreserveringen, vliegtickets en excursies. Daarnaast doe ik administratieve taken. Kort gezegd zorg ik dat het programma klopt, dat alle boekingen rond zijn en dat de reiziger krijgt wat is beloofd.’’

Wat vind je het leukste aan jouw werk in toerisme?

‘‘Het mooiste is een droomreis waarmaken. Ik wil dat een verblijf in Egypte echt onvergetelijk is. Als gasten thuis komen en vertellen dat alles goed was georganiseerd, dan geeft dat energie. Nog mooier is het als zij anderen aanraden om ook te komen. Positieve verhalen van reizigers zijn mijn grootste plezier.’’

Wat zijn jouw belangrijkste taken bij het organiseren van reizen in Egypte?

‘‘Ik maak het reisprogramma op maat. Ik kijk naar de wensen en interesses. Hoeveel tijd is er. Welke plekken passen daarbij. Ik stel een veilig en soepel schema op. Dat doe ik samen met ons professionele ground handling team. Wij zorgen voor de juiste volgorde, voor ruimte in de planning en voor duidelijke afspraken met gidsen, chauffeurs en hotels.’’

Hoe zorg je ervoor dat alles soepel verloopt tijdens een rondreis.

‘‘Wij bereiden alles stap voor stap voor. Voor aankomst controleren we de hele route. We informeren de gast over documenten, ophaaltijden en contactgegevens. Ter plekke werken we met ervaren vertegenwoordigers, gidsen en chauffeurs. We houden continu contact. We bellen met de luchthaven, met de gids, met de chauffeur, met het restaurant. Als er iets verandert, passen we het direct aan. Er was bijvoorbeeld een probleem met een betaling voor tickets. De gast merkte daar niets van. Wij hebben onderling geschakeld en het bedrag rechtstreeks geregeld. Ook met maaltijden denken wij mee. Stond er op dag één een diner buiten de deur gepland, maar blijkt het handiger om later aan te komen, dan schakelen we naar een maaltijd in het hotel, bijvoorbeeld een dinerbox. Zo blijft de reis soepel en voelt de gast zich ontzorgd.’’

Hoe selecteer je lokale gidsen, chauffeurs en accommodaties?

‘‘Wij werken met hoog gekwalificeerde gidsen. In Caïro zijn veel zeer professionele gidsen met veel informatie. In Opper-Egypte, rond Luxor en Aswan, verschilt het niveau soms. Voor VIP of speciale reizen sturen wij dan een vaste topgids mee vanuit Caïro, bijvoorbeeld Mohammed. Voor reguliere reizen selecteren we ter plaatse twee of drie bewezen gidsen. Die leggen we ruim op tijd vast, soms al één tot drie maanden van tevoren. Chauffeurs selecteren we op rijstijl, service en betrouwbaarheid. Hotels kiezen we op kwaliteit, ligging en ervaring met onze gasten.’’

Wat doe je als er tijdens een reis iets onverwachts gebeurt?

‘‘Onverwachte situaties horen erbij. Een vertraagde vlucht. Geen visum. Een last-minute wens. We blijven dan rustig en bereikbaar. We bellen direct met alle betrokkenen en zoeken een alternatief. We proberen problemen op te lossen zonder de reiziger erbij te betrekken. Flexibiliteit is belangrijk. Soms is het beter om het programma om te draaien. Of er is behoefte aan rust en dan regelen we een late check-out of een extra tussenstop. Het gaat erom dat de gast geen stress ervaart.. Wij dragen die last, niet de reiziger.’’

Welke momenten maken je trots op je werk?

‘‘Ik ben trots als gasten terugkomen en opnieuw met ons reizen. We hebben reizigers die ieder jaar voor Egypte kiezen en dezelfde gids en chauffeur vragen omdat ze zich bij hen vrij en veilig voelen. Ook doorverwijzingen maken me blij. Als vrienden en familie komen omdat iemand een goede ervaring had, dan weet ik dat we het goed doen. Een moment dat mij altijd bijblijft is een intieme gebeurtenis van een echtpaar. De man wilde zijn partner ten huwelijk vragen in het zand. Onze gids hielp hen daarbij en maakte een video. Later hoorden wij dat de vrouw is overleden. De video werd een dierbare herinnering. Dat raakte ons allemaal. Het laat zien dat wij de reis niet alleen organiseren. We leven mee. We delen de emotie en het moment.’’

Hoe ziet een normale werkdag er voor je uit in het hoogseizoen?

‘‘We beginnen vroeg met het checken van de aankomsten: is de vlucht op tijd? Wie wacht de gasten op? Heeft iedereen een visum en de juiste valuta? We staan in contact met de vertegenwoordiger op de luchthaven. Daarna bellen we met de gids en de chauffeur. We lopen de dagplanning door. Staat er een lunch in een restaurant, maar is de groep moe, dan zetten we het om naar een maaltijd in het hotel. Is er een tijdslot voor een bezienswaardigheid, dan bewaken we dat. Terwijl de gasten onderweg zijn, blijven we bereikbaar. We sturen bevestigingen, regelen eventuele tickets en houden de kwaliteit in de gaten. Aan het einde van de dag controleren we de planning voor morgen. De kern is steeds hetzelfde. Vooruitdenken, helder communiceren, snel schakelen en problemen wegnemen voor ze problemen worden.’’

Welke plekken of ervaringen in Egypte zijn volgens jou echt bijzonder en mogen reizigers niet missen?

‘‘Als de tijd kort is, horen de iconen erbij, zoals de piramides van Gizeh. Het grote museum in Caïro dat recent geheel opent is. Luxor en Aswan, met de vele historische plaatsen. Verder zijn er ervaringen die vaak geen plek krijgen door tijdgebrek, maar die erg de moeite waard zijn. Een tocht met een felucca op de Nijl. Dat is een open zeilboot met kleurige zeilen. Je voelt de wind en ziet de rivier op een rustige manier. Ook de straat Al Muizz in Caïro is bijzonder, met een traditionele sfeer. Heb je meer tijd en wil je iets anders, dan is de Siwa oase prachtig. Het ligt ver weg en er zijn geen rechtstreekse vluchten. Reizen kost tijd. Juist daarom is het zo speciaal. Je geniet van de natuur, rust en een geheel eigen cultuur. Je ziet huizen en bedden van steen en waterbronnen in de woestijn. Een mooie combinatie is eerst Alexandria bezoeken met de historische plekken en van daaruit door naar Siwa. Reist je met kinderen en wil je meer ontspanning, dan is Hurghada een goede keuze door de hotels en activiteiten.’’

Heb je een ervaring met reizigers die je is bijgebleven?

‘‘Naast het verhaal van het echtpaar met de ring denk ik aan oudere gasten die extra zorg nodig hadden. Een stel had op de laatste dag nog een tour, maar ook een late vlucht en een hotel ver van de luchthaven. We hebben samen gekeken wat fijn voor hen was. Niet te veel lopen. Rustmomenten. In de auto langs de piramides zodat zij ze toch konden zien. We regelden een late check-out en een transfer op het juiste moment. Door te praten en te luisteren kwam er een dag die paste bij hun wensen en gezondheid. Dat is voor mij de kern van ons werk. Aandacht en flexibiliteit.’’